Информация о заказчике

Основной деятельностью общество с ограниченной ответственностью «ХАРМОНИ» является розничная торговля ювелирными изделиями в специализированных магазинах собственной Ювелирной сети 585»: 752 салонов в 240 городах России и СНГ.


Предпосылки проекта

С развитием компании и соответственно увеличением потока документов компания столкнулась с классическими проблемами бумажного документооборота: документы хранились в папках, учет зарегистрированных документов велся в офисных приложениях, а согласование проходило по электронной почте, что в результате приводило к дублированию документов, невозможности получить доступ или оперативно найти актуальную версию документа, несоблюдению регламентных сроков согласования документов и просрочкам по исполнению зада и поручений. Поэтому руководством компании было принято решение: оптимизировать и автоматизировать процессы обработки документов и обеспечить контроль исполнительской дисциплины.

Выбор решения

Требовалось найти решение способное обрабатывать большое количество документов и данных в территориально распределенной сети. На принятие решения в пользу внедрения проекта на платформе SAP xECM by OpenText повлиял запуск в компании заказчика в промышленную эксплуатацию SAP ERP. В системе управления предприятием была автоматизирована работа с договорами, и наличие в линейке продуктов SAP промышленной ECM платформы стало решающим фактором при выборе из множества решений по управлению документами и автоматизации бизнес процессов, представленных на российском рынке.

Состав продуктов целевой системы

SAPxECM by OpenText

Результаты и выгоды

Внедрение системы электронного документооборота на платформе SAP xECM by OpenText обеспечило:

- бесшовную интеграцию с SAP ERP, что позволило создать единое информационное пространство, объединяющее сотрудников заказчика на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы с документами, а также обеспечить централизованное хранение документов SAPв СЭД;

- автоматизацию процессов управления, основанных на административных регламентах, что позволило заказчику повысить исполнительскую дисциплину: фиксировать, отслеживать и радикально снизить просрочки в исполнении задач согласований и поручений;

- автоматизацию процессов согласования и регистрации договоров, организационно-распорядительных документов, работу с входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками, что позволило сократить циклы прохождения документов и время исполнения контрольных функций;

- создание базы знаний (библиотеки) для хранения неструктурированного контента, которая обеспечила доступ сотрудников к таким данным компании как: миссия, ценности, стратегия и цели компании, KPI сотрудников, организационно-регламентирующие документы, справочная информация для новых сотрудников компании и т.д.