Предпосылки и результаты

Предпосылками к внедрению системы электронного архива клиентских документов в Банке Русский Стандарт стали большой объем сохраняемых клиентских документов, территориальная распределённость подразделений банка, низкая скорость и высокая стоимость обращений к бумажным оригиналам. Поскольку каждое взаимодействие с клиентом сопровождается получением большого количества бумажных документов (договоры, заявления, сканы паспорта и других документов клиента), объем бумажного архива банка составляет десятки миллионов листов формата А4, в течение длительного времени сохраняемых в хранилище специализированной аутсорсинговой компании. В случае необходимости обращения к этим документам, банк вынужден оплачивать доставку из хранилища в офис опечатанных коробов с необходимыми документами, что может требовать до двух рабочих дней. При этом отсутствует возможность одновременной работы с документами для различных подразделений, а также существует высокий риск утери бумажных оригиналов. Ещё одной проблемой является большое количество территориально-распределенных филиалов банка, получающих документы от клиентов, и необходимость сбора и централизованного хранения этих документов.

В результате анализа бизнес-процессов и потребностей заказчика была выбрана схема региональных центров сканирования документов и централизованного электронного архива. Такая схема позволяет: сделать документ доступным для работы сотрудников банка до его физической доставки из региона в архив, вести одновременную работу различных подразделений с одним документом, в большинстве случаев избежать необходимости получения бумажного оригинала из архива.

В качестве ПО для сканирования в региональных центрах банка используется система ABBYY Recognition Server, позволяющая сканировать десятки тысяч документов в день и передавать их на московский сервер в ночное время, в момент наименьшей загрузки каналов связи. На московском сервере информация, извлеченная из штрих-кодов, используется для заполнения регистрационной карточки документа при его сохранении в электронный архив, реализованный на платформе OpenText Content Server.

Главным результатом внедрения электронного архива является повышение скорости доступа к необходимым документам, экономия средств на обращениях к бумажным оригиналам, снижение рисков повреждений и утраты важных документов.

Наработанная компетенция

- Реализация системы электронного архива клиентских документов на базе OpenText Content Server.
- Использование технологии двумерных штрих-кодов формата DataMatrix для сохранения служебной информации.
- Интеграция ПО ABBYY Recognition Server с OpenText Content Server для автоматического сканирования, распознавания и импорта клиентских документов.
- Создание территориально распределённой системы сканирования и сбора документов.

Информация о заказчике

Акционерное общество «Банк Русский Стандарт» основан в 1999 году. Сегодня Банк является одним из ведущих универсальных финансовых институтов, специализирующихся на обслуживании физических лиц. За годы своей работы Банк Русский Стандарт создал и внедрил новые потребительские стандарты финансовых услуг. Сегодня Банк реализует кредитные программы для населения более чем в 1300 населенных пунктах страны. Помимо кредитных и сберегательных продуктов Банк делает ставку на развитие расчетных продуктов и услуг, высокотехнологичных финансовых сервисов и предлагает инновационные решения в области денежных платежей и переводов, дистанционных сервисов, удобные и безопасные мобильные банковские приложения.