Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота на базе платформы OpenText

Сроки проекта: апрель 2011 года – декабрь 2011 года

Краткая характеристика бизнеса заказчика

Открытое акционерное общество «Торговый дом РЖД» – уполномоченный торговый представитель ОАО «РЖД» в России и на зарубежном рынке. Основные направления деятельности – поставка подвижного состава, обеспечение материально-техническими ресурсами дочерних обществ ОАО «РЖД», инфраструктурные проекты, централизованная заготовка и реализация лома черных и цветных металлов. Все перечисленные направления связаны с документонасыщенными бизнес-процессами, требуют от сотрудников ОАО «Торговый дом РЖД» оперативности и безошибочности при выполнении работ с большими объемами слабоструктурированной информации в условиях жестких ограничений по срокам и привлекаемым ресурсам. Эффективность работы с документами критична для успеха бизнеса заказчика.

Ситуация и выбор решения

Множество специфичных для разных подразделений процедур согласования договорных документов требовали от внедряемой системы электронного документооборота (СЭД) наличия более развитых визуальных средств построения маршрутов, чем те, которые предлагает большинство российских разработчиков автоматизированных систем. Другим обязательным критерием при выборе программного решения было наличие развитых и апробированных средств интеграции разрабатываемых документоориентированных приложений с учетными и аналитическими системами на платформе SAP. Требования к интеграции СЭД c SAP ERP диктуются стратегическими планами автоматизации бизнес-процессов ОАО, сделанными заказчиком на основе этих планов инвестициями и стартовавшими проектами внедрения модулей SAP.

Оценив возможности нескольких ECM-платформ и реализованных на них прикладных систем, руководство «Торгового дома РЖД» остановило свой выбор на платформе OpenText. В качестве исполнителя проекта по результатам тендера была выбрана компания ЛАНИТ.

Цели проекта:

  • снизить расходы на управление интенсивными потоками документации;
  • сократить объемы бумажного документооборота за счет перевода части документов в электронный вид;
  • сократить сроки исполнения и согласования документов;
  • снизить нагрузку на сотрудников за счет внедрения высокотехнологичных средств автоматизации обработки документов;
  • автоматизировать процедуры контроля исполнительской дисциплины;
  • создать оперативный архив документов в электронном представлении и обеспечить эффективный и удобный и поиск в архиве необходимой информации.

Реализация проекта Первоочередной задачей проекта была поставлена автоматизация контроля исполнения поручений. В соответствии с пожеланиями заказчика специалисты ЛАНИТ отступили от стандартной схемы выполнения подобных проектов и реализовали данную задачу в рекордно короткие сроки. Аналитиками ЛАНИТ совместно со специалистами заказчика было проведено экспресс-обследование, сформулировано и согласовано частное техническое задание (ЧТЗ) на подсистему контроля исполнения поручений, функционал контроля исполнения поручений высшего руководства компании заработал уже через 30 дней после начала работ. Далее последовало полномасштабное обследование других автоматизируемых процессов и процедур, формирование полного технического задания и внедрение всей системы электронного документооборота.

За базу решения был принят готовый код и шаблоны описания данных «Канцелярия и ОРД» (управленческий и организационно-распорядительный документооборот), разработанные специалистами ЛАНИТ на платформе Open Text. Существенно ускорило разработку и внедрение этого решения использование методических подходов департамента систем управления документами ЛАНИТ, выработанных в результате 15-летней специализации департамента в данной предметной области и богатой практики проектирования СЭД. В ходе реализации проекта были автоматизированы процессы:

  • выдачи и контроля исполнения поручений;
  • организации внутренней служебной переписки между должностными лицами;
  • согласования и регистрации договоров;
  • согласования и регистрации организационно-распорядительной документации;
  • обработки входящей корреспонденции (входящих писем от внешних контрагентов – юридических и физических лиц, и иной переписки);
  • обработки исходящей корреспонденции (исходящих писем, направляемых сотрудниками внешним контрагентам, и иной переписки).

Результаты внедрения Внедренное программно-организационное решение предоставило сотрудникам различных категорий эффективные инструменты исполнения рутинных деловых операций регистрации документов, рассылки документов/заданий и контроля состояния бизнес-процессов:

  • руководители компании и подразделений стали без задержек получать документы, согласовывать их и назначать задания сотрудникам компании, получать отчеты по неисполненным документам и поручениям;
  • секретари заместителей генерального директора получили возможность оперативно регистрировать входящие документы, направлять их на согласование и исполнение, а также осуществлять оперативный контроль за исполнением поручений и формировать отчетность по исполнительской дисциплине;
  • сотрудники управления делами получили возможность оперативной регистрации входящих и исходящих документов, приказов и распоряжений, согласования документов, а также постоянного и точного контроля исполнения сотрудниками порученных им заданий;
  • сотрудники юридического департамента получили возможность регистрировать и согласовывать договорные документы в системе;
  • ответственные исполнители в подразделениях получили возможность оперативно рассматривать адресованные им документы, назначенные задания или поручения; регистрировать проекты необходимых документов, направлять их на согласование, подписание, рассмотрение; отчитываться о выполнении заданий и поручений.

Внедренное программное решение, построенное на платформе OpenText, существенно повысило производительность труда сотрудников и качество их работы с деловой информацией: сократилось время на поиск необходимых документов, снизилось количество ошибок и недоразумений, уменьшились сроки выполнения заданий и поручений. Согласование договорной, управленческой и организационно-распорядительной документации стало проходить быстрее, за счет этого высвободилось продуктивное время сотрудников компании. Данное решение является начальным шагом масштабного проекта автоматизации процессов ОАО «Торговый дом РЖД», включающего в себя интеграцию приложений на платформе Open Text с эксплуатируемыми и внедряемыми приложениями класса ERP на платформе SAP. Планы развития проекта включают:

  • интеграцию приложений на платформе Open Text и архива электронных документов с модулями FI (финансовый учет) и MM (управление запасами) системы SAP ERP;
  • расширение функциональности разработанных приложений (разработка специализированных отчетов, отражающих специфику работы ОАО, охват новых типов документов, расширение круга автоматизируемых бизнес-процессов).

Вернуться к списку