Архив на OpenText

Проблема

В рамках оперативной деятельности банка по оказанию розничных услуг, клиенты предоставляют огромный объем бумажных документов, кроме того, в процессе работы с клиентом сотрудники банка постоянно формируют дополнительные документы. Данные документы являются востребованными на всех стадиях работы с клиентом, однако ввиду большого объема не могут хранится и обрабатываться банком самостоятельно. Поскольку в целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 «Положения об Архивном фонде Российской Федерации», банки вынуждены пользоваться услугами хранения документов.

До 80% от расходов в документообороте банка составляют:

  • Хранение оригиналов документов в архивном фонде, в том числе удаленное хранение.
  • Предоставление копий и оригиналов документов по запросу сотрудников банка.
  • Учет документов в информационных системах.

При этом стоимость хранения документов нельзя назвать прозрачной, обеспечение оперативного доступа к оригиналам документов затруднительно, а риск потери и порчи документов все равно присутствует.

Задача

Снижение расходов на хранение документов и повышение эффективности процесса обработки бумажной документации возможно при создании архива клиентской документации банка, что подразумевает создание центров сканирования клиентской документации и внедрение информационной системы, обеспечивающей захват, хранение, обработку и предоставление документов с учетом защиты персональных данных клиентов.

Обладая огромным опытом и высокой квалификацией, сотрудники компания ЛАНИТ создали уникальный программно-аппаратный комплекс, интегрировав платформы ABBYY и OpenText, для решения следующих задач:

  • построение электронного архива сканированных копий документов, обеспечивающего накопление, надежное долговременное хранение и использование значительного объема разнообразных сведений (в первую очередь – документов, составляющих «досье клиента»);
  • построение системы учета поступления, выдачи и перемещения бумажных оригиналов документов;
  • снижение рисков непреднамеренных ошибок в процессе банковского обслуживания.

Решение

Компания ЛАНИТ разработала уникальный проект электронного архива, базирующийся на двух платформах OpenText и ABBYY Recognition Server и имеющий три функциональных составляющих:

  1. Сканирование бумажных версий документов. Реализовано с использованием оборудования ведущих производителей сканирующей техники (Kodak, Panasonic, Fujitsu и др.).
  2. Распознавание, верификация и преобразование в электронные версии документов. Реализованы на базе ABBYY Recognition Server.
  3. Хранение и оперативный доступ к оригиналам документов и электронным копиям. Реализовано на базе OpenText.
Архив на OpenText Функциональность предлагаемого решения

Компания ЛАНИТ разработала уникальный проект электронного архива, базирующийся на двух платформах OpenText и ABBYY Recognition Server и имеющий следующую архитектуру:

В электронном архиве от ЛАНИТ имеются следующие функциональные модули:

Подсистема сканирования бумажных документов:

  • обеспечивает работу с документами которые имеют штрих-код или QR-код, напечатанный на первом листе;
  • позволяет разделять документы в пачке при сканировании при наличии штрих-кода на первой странице;
  • отправляет созданные в результате сканирования на станции в ABBYY Recognition Server файлы на сервер;

Подсистема распознавания:

  • предоставляет возможность автоматического распознавания данных из штрих-кодов и определение типов каждого документа (договор, паспорт и т.д.);
  • обеспечивает экспорт каждого документа (договор, паспорт, свидетельство о браке, водительское удостоверение и т.д.) отдельным файлом с названием, соответствующим типу документа (договор, анкета, водительское удостоверение) в заранее определенный сетевой ресурс, а также формирует файлы изображений (например – в формате PDF или TIFF) и XML-файл, содержащие атрибутивную информацию из штрих-кода документа, созданного АБС, а именно ID клиента, ID договора, тип документа, ФИО клиента и информацию о регион, которая определится по тому, с какой точки сканирования (центра сканирования) поступил отсканированный документ. реализует гарантированную доставку файлов;

Подсистема хранения и извлечения документов:

  • сканирует определенный сетевой ресурс с заданным интервалом времени на предмет новых документов от ABBYY RS;
  • обрабатывает XML файлы с атрибутами документов;
  • автоматически формирует карточку клиента с атрибутами, куда прикрепляется документ и его скан-образ;
  • определяет наличие существующего клиента в картотеке клиентских досье и добавляет только новые документы и их скан-образы к существующей карте клиента;
  • автоматически формирует регистрационную карту клиента и регистрационную карту договора и прикрепит скан документами со всеми атрибутами, если соответствующие карты отсутствуют в базе;
  • позволяет организовать документы в произвольной иерархии личных и общих папок для классификации и быстрого доступа к документам. При этом используется механизм ссылок, когда ссылки на один документ могут находиться в нескольких папках одновременно;
  • обеспечит поиск документов по атрибутам договора или клиента (ID договора, ID клиента, типу документа, типу договора, ФИО, номеру паспорта, а также региону, в котором был заключен договор);
  • дает возможность установки произвольных связей между различными документами (например: договор – скан паспорта);
  • предоставляет информацию о местоположении бумажного экземпляра документа (в разрезе папка - короб), перемещении и изъятии бумажного экземпляра документа;
  • учитывает все действия, выполняемые пользователями с документами (создание, изменение, просмотр, удаление и т.д.) с возможностью просмотра истории выполнения действий;
  • обеспечивает разграничение доступа к документам для групп и пользователей системы по таким действиям как создание, редактирование, просмотр, удаление и управление правами, а также в соответствии с региональным делением;
  • дает возможность добавления новых полей на регистрационных картах документов администраторами и создания новых карточек с использованием визуального дизайнера, программы, позволяющей быстро и удобно добавлять новые поля и порядок их следования;
  • предоставляет статистику в различных разрезах по заданному периоду по пользователям системы, по клиентам и продуктам, а наличие встроенного дизайнера отчетов, позволяет создавать отчеты по данным, хранящимся в системе.

ЗАКАЗАТЬ ПРЕЗЕНТАЦИЮ РЕШЕНИЯ