СЭД на OpenText

Проблема

Автоматизация организационно-распорядительного документооборота представляет собой сложную задачу, так как снижение рисков и затрат при автоматизации стандартных процессов административного документооборота возможно только при использовании системы всеми сотрудниками, участвующими в процессе делопроизводства. Достигнуть каких-либо значимых показателей повышения эффективности работы организации при ограниченном использовании СЭД практически не реально. Более того построение системы организационно-распорядительного документооборота с нуля влечет за собой долгие сроки и привлечение дорогостоящих ресурсов для создания типовых форм и маршрутов согласования документов, а также отражения специфики ведения документооборота в России. Стоимость внедрения и уровень вовлечения персонала достаточно высоки.

Коробочное решения закроет до 80% типовых задач документооборота компании, но может иметь ограничения в масштабировании, как в количестве пользователей, так и в модификации функционала и интеграции системы со сторонними приложениями и учетными системами.

Оптимальным решением в данной ситуации компания Ланит видит в использование типовой реализации организационно-распорядительного документооборота на базе ECM-платформы.

Задача

Повышение эффективности процессов согласования, обработки и хранения документов возможно при использовании стандартных форм, которые помогут в минимальные сроки начать эффективную работу с документами, снизить затраты на хранение и поиск документов, а также избежать рисков потерь документов.

Целями автоматизация организационно-распорядительного документооборота являются:

  • Оперативный контроль исполнения поручений по задачам и по документам;
  • Единое информационное пространство в том числе в системе территориально-распределенных офисов;
  • Обеспечение прозрачности процессов учета и регистрации, согласования и утверждения документов;
  • Наличие базового набора функциональных ролей для разграничения прав доступа пользователей к документам.
  • Возможность получения наглядной отчетности по движению документов;
  • Начало комплексной автоматизации документооборота (пилот крупного ECM проекта).

Решение

Для решения задачи построения системы организационно-распорядительного документооборота компания ЛАНИТ предлагает использовать решение на базе ECM-платформы OpenText, которое решает задачи повышения производительности и оптимизации процессов административного документооборота в организациях различного уровня без отраслевой привязки и независимо от численности персонала.

Предпосылками создания решения стали:

  • Многолетний опыт специалистов ЛАНИТ в сфере российского делопроизводства (как внедрение, так и консалтинг);
  • Стремление заказчиков получить единую платформу международного уровня для управления всеми документами организации;
  • При этом желание получить готовые решения для стандартных процессов;
  • Гибкость и открытость платформы OpenText для разработки партнерских решений.

Платформа OpenText позволяет реализовать единую среду, связывающую источники документов, их способы обработки и представления.

Захват Обработка

Представление

Типизация

Решение

  • Сканер
  • Электронная почта
  • Электронный документ
  •  Ручной ввод
  • SAP
  • Другие системы
  • Поручение
  • Входящий/Исх
  • Внутренний
  • Приказ
  • Договор
  •  Доверенность
  • Жесткий маршрут
  • Гибкий маршрут
  • Ручная обработка
  • Архивация
  • Outlook
  • Web-браузер
  • MS Office
  • Проводник Windows
  • Мобильные устройства

Примеры:

  • Бумажный документ сканируется с использованием потокового сканера, распознается и относится к входящим документам, далее исходя из настроенного маршрута он с использованием Microsoft Outlook направляется на рассмотрение
  • В пакет документов к договору, который уже находится на согласовании пользователю из необходимо «доложить» еще один документ от поставщика, полученный по электронной почте и уведомить об этом инициатора договора.
  • Протокол коллегиального органа формируется сразу в электронном виде путем заполнения реквизитов (дата, участники, места) и резолютивной части (решения, ответственные, сроки). После регистрации документа все ответственные и контролеры уведомляются о выданных поручениях, могут посмотреть статус исполнения смежных поручений чрез Web-браузер, а по мере приближения сроков исполнения получают напоминания по почте.

Функциональность предлагаемого решения

Система организационно-распорядительного документооборота, разработанная специалистами ЛАНИТ на базе OpenText является основой для построения ECM системы с хранилищем документов, коллективной работой над различной информацией и автоматизацией бизнес процессов компании.

Типовое решение ОРД на ECM-платформе OpenText обладает следующими функциональными возможностями:

Работа с карточками документов:

  • Хранение карточек документов в централизованном архиве. Доступ к карточкам документа осуществляется в соответствии с правами пользователя, назначаемыми в рамках системы;
  • Возможность создания разных карточек для разных объектов хранения (текстовый документ, графический файл, электронные письма и т.д.);
  • Возможность для администраторов системы создавать новые типы карточек и модифицировать существующие без программирования и привлечения разработчиков системы.

ОРД на OpenText1

Рис.1 Пример регистрационной карточки

Работа с версиями документов:

  • Возможность сохранения различных версий документов с записью характеристик каждой версии (дата создания, автор версии);
  • Возможность ведения подверсий.
Выписка и возврат документов:
  • На время редактирования документа пользователем документ в системе блокируется для других пользователей, что позволяет избежать искажения и наложения правок. При этом у других пользователей существует возможность просмотра и копирования заблокированного на правку документа.

История работы с документом.

Система позволяет хранить историю работы с документами и отслеживать следующие операции, производимые с документами:
  • Просмотр документа;
  • Внесение изменений в документ;
  • Выписка и возврат документа;
  • Создание новой версии документа;
  • Внесение изменений в карточку документа.

ОРД на OpenText2

Рис. 2. История работы с документом

Работа с папками:

  • В рамках системы пользователи могут создавать папки, которые используются для логической организации документов в рамках системы;
  • Один документ может находиться в нескольких папках (механизм ссылок);
  • Папка может содержать в себе как документы, так и вложенные папки с документами.

ОРД на OpenText

Рис. 3. Работа с папками

Коллективная работа

Проекты предназначены для коллективной работой над проектами компании и могут включать в себя такие элементы как: Списки задач, Обсуждения, Формы, Ленты новостей, папки с документами и пр. Для каждой из задач можно установить контрольные точки и контролировать сроки исполнения через предустановленные отчеты.

Автоматизация бизнес процессов:
  • Наличие графического дизайнера маршрутов любой сложности: параллельного и последовательного выполнения задач, проверка условий и организация циклов;
  • Контроль сроков исполнения;
  • Наличие предустановленного набора отчетов по маршрутам и задачам.

ОРД на OpenText4

Рис. 4. Дизайнер маршрутов (бизнес процессов)

Поиск документов:
  • Возможность поиска необходимых документов в электронном хранилище без необходимости обращения к оригиналам.
  • Поиск по атрибутам карточек документов;
  • Полнотекстовый поиск по отсканированным и распознанным образам документов;
  • Поиск документов с учетом различных словоформ заданных слов, возможность использования при составлении запросов языка поисковых запросов;
  • Возможность построения и сохранения сложных поисковых запросов, сочетающих атрибутивный и контекстный поиск.

ОРД на OpenText5

Рис. 5. Поиск по атрибутам

Построение отчетов:
  • Наличие построителя отчетов, позволяет создавать веб-отчеты по различным объектам, хранящимся в системе
  • Наличие открытой и документированной структуры базы данных позволяет подключать корпоративные построители отчетов для формирования отчетов собственными силами Заказчика
Автономная работа Интеграция проводником позволяет работать с документами в режиме когда отсутствует связь с системой. Пользователь может указать с какими документами системы он хочет работать офф-лайне. Эти документы будут постоянно синхронизироваться при наличии связи с системой и у пользователя будет всегда последняя актуальная версия. При необходимости пользователь может редактировать документы в оффлайн режиме, а при подключении, измененные документы будут закачиваться в систему. Удалённый доступ к системе:
  • Доступ к системе через веб-браузер;
  • Доступ по защищённому протоколу HTTPS;
  • Возможность предоставления доступа к определённым данным системы внешним пользователям через сеть Интернет.
Безопасность

Поддерживается технология единого входа в систему Single Sign-on. Система позволяет обращаться к Active Directory и синхронизировать пользователей системы с доменными пользователями.

Работа пользователей может осуществляться по защищенному https каналу.

Все действия пользователей записываются в журналах, на основе которых можно построить отчет.

Система предлагает внутреннюю и доменную авторизацию пользователей.

Информация о неудачных входах в систему записывается в соответствующий журнал безопасности. При определенном количестве неудачных входов вход в систему блокируется.

Возможность интеграции с сертифицированными средствами криптографической защиты (КриптоПРО CSP и Крипто-КОМ) для использования в системе ЭЦП и шифрования.

Разграничение уровня доступа к функциям системы и к документам:

  • Система позволяет организовывать пользователей в группы. Разграничение прав доступа к функциям системы и к документам осуществляется как на уровне пользователей, так и на уровне групп;
  • Система предоставляет возможность назначения прав доступа как в момент создания документа в Системе, так и в любой момент жизненного цикла документа;
  • Система позволяет для различных пользователей и групп разграничивать права на такие действия, как создание, просмотр, модификация, удаление документа и др.

ОРД на OpenText6

Рис. 6. Права доступа на документ

Интеграция с приложениями:
  • Система позволяет создавать, искать, просматривать и изменять документы из любых приложений, в том числе программных продуктов Microsoft, таких как Проводник, MS Office и MS Exchange/Outlook.

ОРД на OpenText7

Рис. 7. Интеграция с Проводником

Открытость системы для интеграций и доработок:
  • Наличие открытой и документированной структуры базы данных, с возможностью модификации;
  • Наличие программных интерфейсов (API), позволяющих создавать дополнительные функциональные модули;
  • Средства массового импорта в систему документов и их атрибутов, а также справочников.

ЗАКАЗАТЬ ПРЕЗЕНТАЦИЮ РЕШЕНИЯ